Grundlagen der Gehaltsabrechnung
Die wichtigsten Komponenten einer Lohnabrechnung: von Bruttolohn bis Nettoverdienst, alle Abzüge erklärt.
Mehr lesenLohnsteuer und Steuerfreibeträge
Verstehen Sie, wie Lohnsteuer berechnet wird und welche Freibeträge Ihren Mitarbeitern zugute kommen. Ein praktischer Überblick zu Steuerklassen, Lohnsteuerkarten und optimalen Freibeträgen.
Was Sie über Lohnsteuer wissen müssen
Die Lohnsteuer ist eine der wichtigsten Abzüge, die Arbeitgeber für ihre Mitarbeiter berechnen müssen. Sie wird direkt vom Bruttogehalt abgezogen und an das Finanzamt überwiesen. Das System ist komplexer als es auf den ersten Blick erscheint — es gibt verschiedene Steuerklassen, Freibeträge und Besonderheiten, die Sie kennen sollten.
In diesem Guide zeigen wir Ihnen, wie die Lohnsteuer wirklich funktioniert. Sie werden verstehen, warum unterschiedliche Mitarbeiter unterschiedliche Steuern zahlen und wie Freibeträge die Steuerlast senken können. Das ist nicht nur für die korrekte Abrechnung wichtig — es hilft auch bei Gesprächen mit Ihren Mitarbeitern über Gehalt und Nettoverdienst.
Die fünf Steuerklassen verstehen
In Deutschland gibt es fünf Steuerklassen, die bestimmen, wie viel Lohnsteuer Ihre Mitarbeiter zahlen. Jede Klasse hat unterschiedliche Auswirkungen auf den Nettolohn. Die meisten Arbeitnehmer sind in Steuerklasse I (ledig) oder III (verheiratet, beide Einkommen ähnlich hoch).
Steuerklasse I
Für ledige Mitarbeiter. Hier wird der Grundfreibetrag von etwa 11.600 Euro pro Jahr berücksichtigt. Das bedeutet: Wer weniger verdient, zahlt überhaupt keine Lohnsteuer.
Steuerklasse III
Die günstigste Klasse. Sie nutzen diese, wenn der Ehepartner wenig oder gar nicht verdient. Die Steuerlast wird auf einen Partner konzentriert, der andere kann Steuerklasse V nutzen.
Ihre Mitarbeiter erhalten die entsprechende Steuerklasse auf ihrer Lohnsteuerkarte vom Finanzamt. Diese Karte müssen Sie bei der Berechnung berücksichtigen. Die Steuerklasse kann sich ändern — etwa bei Heirat, Scheidung oder wenn sich die Einkommensverhältnisse verschieben.
Freibeträge richtig nutzen
Freibeträge sind Einkommensanteile, auf die keine Lohnsteuer anfällt. Der Grundfreibetrag liegt 2026 bei etwa 11.600 Euro pro Jahr. Das ist der erste Schritt: Verdient jemand weniger, zahlt diese Person überhaupt keine Lohnsteuer.
Aber es gibt noch mehr Möglichkeiten. Wenn ein Mitarbeiter bestimmte Kosten hat — etwa berufsbedingte Aufwendungen, Werbungskosten oder Sonderausgaben — kann der Arbeitgeber einen zusätzlichen Freibetrag in die Lohnsteuerkarte eintragen lassen. Das reduziert die Lohnsteuer jeden Monat direkt.
Ein konkretes Beispiel: Ein Mitarbeiter mit Berufsausbildungskosten von 2.000 Euro im Jahr kann einen monatlichen Freibetrag von etwa 167 Euro beantragen. Das bedeutet 167 Euro weniger zu versteuerndes Einkommen jeden Monat — das spart dieser Person über 50 Euro Lohnsteuer pro Monat.
Wichtig: Die Freibeträge müssen vom Finanzamt genehmigt und in die Lohnsteuerkarte eingetragen werden. Ihre Mitarbeiter sollten entsprechende Belege sammeln und einen Antrag stellen. Sie als Arbeitgeber müssen dann die genehmigten Freibeträge bei der Berechnung beachten.
Die praktische Berechnung
Wie wird die Lohnsteuer jetzt konkret berechnet? Das System funktioniert so: Sie nehmen den Bruttolohn, berücksichtigen die Steuerklasse und die Freibeträge, und dann wird nach einem bundesweiten Steuertarif berechnet. Die Steuersätze sind gestaffelt — je höher das Einkommen, desto höher der prozentuale Satz.
Die meisten modernen Lohnabrechnung-Softwares machen diese Berechnung automatisch. Aber es hilft, das Prinzip zu verstehen. Das Finanzamt stellt jedes Jahr aktualisierte Lohnsteuertabellen bereit, die die genauen Beträge für jede Steuerklasse zeigen. Diese Tabellen sind nach Einkommen gestaffelt — von monatlich 400 Euro bis zu sehr hohen Gehältern.
Besonderheiten beachten
Es gibt einige Besonderheiten, die Ihre Berechnung beeinflussen. Lohnzahlungen in Dezember können anders behandelt werden. Boni oder Einmalzahlungen werden oft mit einer reduzierten Lohnsteuer berechnet. Überstunden können unter bestimmten Bedingungen steuerbegünstigt sein. Das sind Details, die in der Lohnabrechnung wichtig werden — besonders bei größeren Teams oder variablen Gehältern.
Häufige Fehler vermeiden
Bei der Lohnsteuer-Berechnung passieren Fehler oft an den gleichen Stellen. Der häufigste: Die aktuelle Lohnsteuerkarte nicht nutzen. Wenn ein Mitarbeiter eine neue Karte vom Finanzamt erhält — etwa mit geänderten Freibeträgen — muss das sofort bei der Abrechnung berücksichtigt werden. Das ist kein optionaler Schritt, das ist Pflicht.
Ein anderer häufiger Fehler: Änderungen in der Steuerklasse nicht rechtzeitig beachten. Wenn ein Mitarbeiter heiratet oder sich scheiden lässt, kann sich die Steuerklasse ändern. Das muss dokumentiert und ab sofort bei der Berechnung berücksichtigt werden. Wer das übersieht, zahlt am Jahresende zu viel oder zu wenig Lohnsteuer — das führt zu Problemen mit dem Finanzamt.
Tipp für die Praxis
Führen Sie ein Verzeichnis mit den aktuellen Lohnsteuerkarten und Steuerklassen aller Mitarbeiter. Aktualisieren Sie dieses Verzeichnis sofort, wenn es Änderungen gibt. Das erspart Ihnen später viel Ärger und Korrekturen. Die meisten modernen HR-Systeme machen das automatisch — nutzen Sie diese Funktionen.
Zusammenfassung: Das Wichtigste auf einen Blick
Steuerklassen sind unterschiedlich
Es gibt fünf Steuerklassen, jede mit anderen Freibeträgen. Die richtige Klasse ist entscheidend für den Nettolohn Ihrer Mitarbeiter.
Freibeträge senken die Steuerlast
Mit zusätzlichen Freibeträgen können Sie und Ihre Mitarbeiter die monatliche Lohnsteuer reduzieren — wenn die Voraussetzungen erfüllt sind.
Aktuelle Karten sind Pflicht
Die gültige Lohnsteuerkarte muss bei jeder Abrechnung berücksichtigt werden. Änderungen müssen sofort dokumentiert werden.
Software ist Ihr Freund
Moderne Lohnabrechnung-Software berechnet die Steuern automatisch — aber Sie müssen die Eingaben korrekt machen.
Lohnsteuer und Freibeträge sind nicht kompliziert, wenn Sie das System einmal verstanden haben. Die wichtigsten Punkte sind: richtige Steuerklasse, aktuelle Lohnsteuerkarten, und Freibeträge nutzen, wenn möglich. Mit einer guten Lohnabrechnung-Software und etwas Sorgfalt bei den Eingaben vermeiden Sie die meisten Fehler automatisch.
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Hinweis zu Lohnsteuer und Steuerfreibeträgen
Dieser Artikel bietet allgemeine Informationen zur Lohnsteuer und Steuerfreibeträgen. Die Lohnsteuerberechnung ist ein komplexes Thema und kann je nach individuellen Umständen unterschiedlich sein. Die hier genannten Informationen beruhen auf dem aktuellen Regelwerk (Stand Februar 2026), können sich aber ändern.
Für konkrete Fragen zu Ihrem Unternehmen empfehlen wir, einen Steuerberater oder Lohnabrechnung-Experten zu konsultieren. Diese können Ihre spezifische Situation beurteilen und rechtssichere Lösungen anbieten. Das Finanzamt hat auch Informationsangebote für Arbeitgeber zur Verfügung.